Reflexion 001 | Alle haben über das Projekt gesprochen. Niemand hat darüber gesprochen, wie es weitergeht.

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Falls du hierher gekommen bist, nachdem du meinen LinkedIn-Beitrag gelesen hast, danke ich dir.

Der Beitrag endete mit einer Frage, die mich seit mehr als zwanzig Jahren still begleitet:

„… ja, aber wie geht es weiter?“

Ich möchte gerne erklären, warum diese Frage für mich fast schon zu einem Instinkt geworden ist.

Jeder hat das Richtige getan. Was mich während meiner gesamten Karriere immer wieder fasziniert hat, ist, dass Menschen wichtige Dinge selten aus Unachtsamkeit übersehen. Meistens übersehen sie sie, weil sie so konzentriert sind.

Wenn ein Team eine neue Anlage entwirft, einen neuen Prozess einführt, ein neues System implementiert oder ein Großprojekt abwickelt, hat jeder ein klares Ziel vor Augen.

• Den Entwurf fertigstellen.
• Den Meilenstein erreichen.
• Den Werksabnahmetest bestehen.
• Die Inbetriebnahme abschließen.
• Die Übergabe erreichen.

Diese Ziele sind wichtig. Ohne sie würden Projekte nie fertig werden.

Die Herausforderung besteht darin, dass sich unser Blickfeld umso mehr verengt, je näher wir diesen Meilensteinen kommen. Wir werden sehr gut darin, die Probleme von heute zu lösen, aber wir hören nach und nach auf, über die heutige Ziellinie hinauszuschauen.

Das Meeting, das ich schon hunderte Male gesehen habe

Ich habe an mehr Meetings teilgenommen, als ich zählen kann, in denen über Anlagenlayouts, Zeitpläne, Inbetriebnahmepläne, Budgets, Validierungsmaßnahmen und Fristen diskutiert wurde.

Alles klang vernünftig.

Alles lief nach Plan.

Und doch ließ mich etwas nicht los.

Niemand sprach über den Tag nach der Übergabe.

• Wer würde die Verantwortung für den Prozess übernehmen?
• Wie würden die Bediener erkennen, wenn etwas langsam außer Kontrolle geriet?
• Was würde passieren, wenn die erste Abweichung auftrat?
• Würde die Dokumentation echte Entscheidungsfindung unterstützen oder lediglich Compliance-Anforderungen erfüllen?
• Würden die Leute verstehen, warum der Prozess funktionierte, oder nur, welche Knöpfe sie drücken mussten?

Diese Fragen tauchten selten auf der Tagesordnung auf. Nicht, weil irgendjemand ihnen widersprochen hätte.

Einfach, weil alle davon ausgingen, dass sich später jemand anderes darüber Gedanken machen würde.

Und das ist entscheidend.

Denn was während des Projekts nicht besprochen wird, verschwindet selten. Es wartet einfach.

• Es wartet bis zum ersten Produktionstag.
• Bis sich der erste Bediener fragt, was er tun soll.
• Bis zur ersten Abweichung.
• Bis die Qualitätssicherung feststellt, dass die Dokumentation nicht ganz mit der betrieblichen Realität übereinstimmt.
• Bis die Technik wieder einen Anruf mitten in der Nacht erhält, weil ein System, das auf dem Papier perfekt aussah, in der Praxis noch nicht zuverlässig ist.

• Ich habe Projekte gesehen, bei denen das eine Verzögerung der Inbetriebnahme bedeutete.
• Ich habe wochenlangen nächtlichen Support erlebt, weil die Systeme einfach noch nicht bereit waren, zuverlässig zu laufen.
• Ich habe gesehen, wie Bediener Workarounds entwickelt haben, nur um die Produktion am Laufen zu halten.
• Ich habe gesehen, wie die Qualitätssicherung versucht hat, die Logik hinter Entscheidungen nachzuvollziehen, die schon Monate zuvor hätten getroffen werden müssen.
• Ich habe gesehen, wie Berater viel länger geblieben sind als geplant, weil die eigentliche Arbeit erst nach der Übergabe begann.
• Ich habe erlebt, wie Manager sich fragten, warum sich ein Projekt, das offiziell abgeschlossen war, immer noch nicht wie abgeschlossen anfühlte.

Keine dieser Situationen wurde durch böse Absichten verursacht.

Die meisten davon entstanden, weil alle glaubten, das Projekt ende mit der Übergabe.

Die Frage, die mich immer wieder unterbricht

Das ist meist der Moment, in dem ich mich selbst fragen höre:

„… ja, aber was passiert als Nächstes?“

Es ist fast schon zu einem Instinkt geworden.

Nicht, weil ich erwarte, dass etwas nicht stimmt. Sondern weil diese Frage uns zwingt, über den heutigen Meilenstein hinauszuschauen und das System zu betrachten, das wir tatsächlich schaffen.

• Projekte enden.
• Der Betrieb beginnt.
• Entwürfe werden zur Routine.
• Dokumente werden zur Gewohnheit.
• Entscheidungen werden zur Kultur.

Die Realität spricht meist zuerst leise

Im Laufe der Jahre habe ich noch etwas anderes gelernt.

Die Probleme, die uns am meisten schaden, fangen selten erst an, wenn sie sichtbar werden.

Wenn etwas schließlich Aufmerksamkeit verlangt, versucht das System oft schon seit Wochen, manchmal Monaten, uns darauf hinzuweisen.

• Durch wiederholte Klärungsfragen.
• Durch dieselbe Diskussion, die in einer Besprechung nach der anderen wiederkehrt.
• Durch vorübergehende Notlösungen, die still und leise dauerhaft werden.
• Durch erfahrene Leute, die Schwächen ausgleichen, die das System nie behoben hat.
• Durch kleine Frustrationen, die jeder akzeptiert, weil „das Projekt ja fast fertig ist“.

Das sind selten dramatische Momente. Man kann sie leicht abtun. Bis sie eines Tages nicht mehr klein sind.

Dann nennen wir sie

• Abweichungen.
• Oder Verzögerungen.
• Oder operative Probleme.
• Oder Kundenbeschwerden.

Aber sehr oft waren das nicht der Anfang. Es war einfach der Moment, in dem das Problem sichtbar wurde!

Hier geht es nicht um die pharmazeutische Produktion

Obwohl viele meiner Beispiele aus der pharmazeutischen Produktion stammen, habe ich genau dasselbe Muster auch anderswo beobachtet.

• Führungsteams feiern eine neue Strategie, bevor sie darüber sprechen, wie sich die Entscheidungen am Montagmorgen ändern werden.
• Software-Teams führen neue Funktionen ein, bevor sie darüber nachdenken, wie die Nutzer damit umgehen werden.
• Unternehmen führen neue Abläufe ein, bevor sie überlegen, ob die Mitarbeiter diese realistisch befolgen können.
• Familien schmieden Pläne, ohne darüber zu sprechen, wie diese Pläne in den Alltag passen.

Der Kontext ändert sich.

Das Muster bleibt gleich.

Die Ruhe, die wir wirklich schaffen wollen

Manchmal denken die Leute, ich stelle diese Fragen, weil ich nach Problemen suche.

Das tue ich nicht.

Das Ziel ist nicht, jedes mögliche Problem vorherzusehen. Das ist unmöglich. Das Ziel ist, einen Betriebsablauf zu schaffen, dem die Leute vertrauen können.

Ein Betrieb

• In dem sich die Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren können, anstatt die Schwächen des Systems ausgleichen zu müssen.
• In dem die Qualitätssicherung ihre Zeit nicht damit verbringt, die Annahmen von gestern aufzudecken.
• In dem die Entwickler nicht um zwei Uhr morgens vermeidbare Probleme lösen müssen.
• In dem es in den ersten Wochen nach der Übergabe darum geht, Vertrauen aufzubauen, statt Brände zu löschen.

Diese Art von Ruhe entsteht nicht erst nach dem Go-Live.

Sie wird schon lange davor geplant.

Mein Reflexion

Projekte sind vorübergehend.

Der operative Betrieb ist es nicht.

Jede Entscheidung, die während eines Projekts getroffen wird, wird irgendwann zur alltäglichen Realität für jemand anderen.

Deshalb stelle ich mir, bevor ich fast jedes Meeting verlasse, noch eine Frage:

„… ja, aber was passiert als Nächstes?“

Vielleicht ändert diese Frage gar nichts.

Aber manchmal ändert sie alles.

Und meiner Erfahrung nach sind diese wenigen Momente es mehr als wert, eine zusätzliche Frage zu stellen.

Ich möchte euch zum Abschluss noch eine eigene Frage mit auf den Weg geben.

Wo in eurer Arbeit – oder vielleicht sogar in eurem Leben – habt ihr schon einmal die Folgen erlebt, wenn niemand gefragt hat: „… ja, aber was passiert als Nächstes?“